Как "1С-Форус" перешла на ЭДО и снизила трудозатраты на обработку документов
Любая компания в процессе развития стремится автоматизировать бизнес-процессы и минимизировать потерю времени на рутинных операциях. Одним из способов решения такой задачи является перевод бумажного документооборота в электронный формат с помощью решений от 1С (6+). В статье рассказываем, как электронный документооборот помог компании «1С-Форус» улучшить работу с документами, и с какими трудностями пришлось столкнуться.
Из истории «1С-Форус».
«1С-Форус» — дистрибьютор Фирмы «1С» из Сибири. Мы обмениваемся документами с партнерами и работаем с транспортными компаниями по всей России. Многие годы наша компания работала исключительно с печатными документами.
«Каждый сотрудник еженедельно тратил около 4 часов на работу с документами. Объём документооборота в месяц достигал 3,5 тысячи документов, — вспоминает руководитель направления 1С: Информационно-технологическое сопровождение(ИТС)»1С-Форус" Роман Шестаков. — Такая работа была очень неудобной по многим причинам".
Документы терялись при перевозке и порой приходили в непригодном состоянии из-за погодных условий и прочих обстоятельств — мокрые, грязные, мятые, рваные. Нужно было проводить сверку и заново готовить недостающий пакет.
Бумажный документооборот — это постоянные затраты на отправку документов. Если сроки были сжатые — приходилось обеспечивать экспресс-доставку или привлекать курьеров. Более того, необходимо было закупать огромное количество бумаги и обслуживать принтеры.
Трудности при переходе на ЭДО — как мы их решили.
После перехода на ЭДО сотрудники тренировались на внутренних документах, обменивались первичными и отгрузочными документами. Для каждого работника была выпущена электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Со временем был наработан опыт и понимание, как документы отражаются в учете, а также как их воспринимает бухгалтерия и налоговая.
Однако используемая в компании нетиповая конфигурация 1С: Управление торговлей (1С: УТ) 10.3 поддерживала ЭДО версии 1.1 и не давала возможности обновиться, в то время как у других уже стояла версия 1.7.
«Для нас ЭДО работало не в полную силу. Мы понимали, что стоим на месте и не развиваемся. У нас не было новых функций, механизмов, которые появлялись в более новых версиях, — заметил Роман Шестаков. — Тогда мы начали искать пути решения».
Таким решением стала конфигурация «1С: Клиент ЭДО» (6+). Специалисты вынесли ядро ЭДО из 1С: УТ 10.3 в конфигурацию, так как она типовая и поддерживает все версии и обновления.
«Клиент ЭДО» взял на себя функции: формирования, подписания, отправки и получения электронных документов и тем самым снял нагрузку на внутреннюю библиотеку ЭДО в УТ 10.3.
Какие задачи были решены с помощью перехода на ЭДО:
- Сокращение юридических рисков. Программа позволила забыть о переживаниях по поводу подписей. Теперь документы подписываются сразу.
- Бесперебойный обмен документами. 1С позволила работать удаленно. Персоналу не приходится постоянно выезжать в офис для обработки и отправки документов.
- Повышение качества работы персонала. Электронный документооборот в программе 1С помог компании уменьшить трудозатраты на обработку документов. Раньше сотрудники часами обрабатывали документы, теперь формирование, отправка и подписание происходит в один клик.
- Экономия на помещениях для архивов. Еще одна задача, которую легко решила «1С: Клиент ЭДО». Благодаря ЭДО компании не приходится выделять отдельные помещения для хранения бумаг, а также беспокоиться за их безопасность, ведь всё теперь хранится в электронном виде.
О переходе на электронный документооборот с разных сторон.
Коммерческий директор «1С-Форус» Бронислав Макаревич:
«Мы стараемся минимизировать трудозатраты на ежедневные операции. Электронный документооборот повысил скорость обработки и передачи документов. Многие компании сейчас используют ЭДО, и одним из требований к сотрудничеству является электронная передача документов».
Руководитель направления 1С: ИТС Роман Шестаков:
«Процент подписания документов вырос, а сроки значительно сократились. Нам не приходится постоянно звонить контрагентам с напоминаниями, для этого у нас есть автоматические рассылки. Если раньше каждый сотрудник тратил время на контроль подписания документов, теперь мы назначили одного администратора, который отслеживает статусы и отчёты и при необходимости отправляет бумажные документы, если партнер не может воспользоваться ЭДО».
Бухгалтер Марина Труфанова:
«Бухгалтерия всегда в наибольшей степени заинтересована в качественном и быстром документообороте, ведь от этого зависит работа с контролирующими органами. Мы снизили риск получения штрафов за несвоевременную сдачу отчетности и уменьшили трудозатраты на обработку документов. Так как документы быстрее оборачиваются и контрагенты быстрее оплачивают счета, — у нас снижается дебиторская задолженность и сокращается кассовый разрыв».
Преодолев трудности, мы смогли ускорить работу с документами, снизить трудозатраты на их обработку, а также минимизировать риски и издержки, которые возникали при бумажном документообороте. Теперь помогаем и другим компаниям найти своего надежного партнера 1С для перехода на новый уровень! Если вы тоже думаете о переходе на ЭДО, команда «1С-Форус» готова помочь в этом важном шаге.
Хотите внедрить в свой бизнес электронный документооборот с проверенным партнером 1С? Переходите на страницу, оставляйте заявку, и мы свяжемся с вами для обсуждения всех деталей!
Реклама. Рекламодатель: ООО «1С-Форус», ОГРН 1033801027468, юр. адрес: 664007, Иркутская обл., г. Иркутск, ул. Поленова, д. 19.
